Optimierung durch Lean Management
Immer öfter berichten Schlagzeilen von neuen Erfolgen mit Lean Management, von der Umstellung ganzer Unternehmungen auf das bekannte System des Lean Managements oder über die erstaunliche Steigerung der Effizienz in Unternehmen, die Lean Management bereits fest in ihr System integriert haben. Doch was heißt eigentlich Lean Management und wie kann es die Arbeitsweise und die Prozesse in einem Unternehmen so optimieren, dass das ganze Unternehmen einen erheblichen Profitzuwachs sowie weitere attraktive Nebenvorteile verzeichnen kann?
Was bedeutet Lean Management?
Die Definition des englischsprachigen Begriffs Lean Management beinhaltet im deutschen Sprachgebrauch so viel wie „schlanke Geschäftsleitung“. Er umfasst dabei als Kategorie alle Denkprinzipien, Methoden und Verfahrensweisen, die der effizienten Gestaltung des Entwurfs, der Herstellung, des Vertriebs, des Transportes und der Unterstützung eines industriellen Guts dienen. Die Grundidee des von Toyota entworfenen Konzeptes ist es, alle diese Prozesse möglichst so zu gestalten, dass hochwertige Güter ohne Verschwendung von Ressourcen – ob materiell oder immateriell – geschaffen werden können. Dabei wird entlang der sogenannten Wertschöpfungskette gearbeitet. Die Wertschöpfungskette umfasst Entwurf, Planung, Herstellung, Vertrieb, Auslieferung und Unterstützung eines Produkts auf allen Ebenen. Jede Tätigkeit muss so auf die notwendigen Tätigkeiten in anderen Schritten angepasst werden, damit möglichst keine Arbeitsschritte oder materiellen Ressourcen zusätzlich gebraucht werden. Die Effizienz des Lean Managements und der Methoden werden dabei von zwei unterschiedlichen Standpunkten aus bewertet: aus der Sicht des Kunden und aus der Sicht des Unternehmers. Während der Kunde eher auf Faktoren wie Verfügbarkeit, reichhaltige Auswahl und Qualität Wert legt, achtet der Unternehmer vermehrt auf die Wettbewerbsfähigkeit seines Unternehmens und auf den eigenen Profit.
Grundlegende Prinzipien zur Funktion von Lean Management
Zunächst gilt, dass alle Aktivitäten, die das entsprechende Produkt betreffen, auf den Kunden und seine individuellen Wünsche ausgerichtet sein müssen. Diese Kundenorientierung sollte im Rahmen des Lean Managements in das interne Unternehmensleitbild aufgenommen werden und von allen Angestellten als Lean Kultur verinnerlicht werden. Hinzu kommt eine kontinuierliche Prozessoptimierung, die die Qualität und die Wettbewerbsfähigkeit des Produkts betreffen sollte. Dazu gehört dementsprechend auch, dass Geschäftsprozesse ständig an die aktuellen Gegebenheiten auf dem Markt und im Unternehmen selbst angepasst werden müssen. Außerdem muss sich ein Unternehmen im Rahmen der Lean Kultur vor allem auf die bekannten eigenen Stärken konzentrieren: So sollte zum Beispiel ein etablierter Winterreifenhersteller nicht plötzlich unbedingt auch Fahrradreifen herstellen, wenn ihm dazu Kapazitäten oder Erfahrungen fehlen, da dadurch die Qualität sowohl des bewährten Produkts als auch des neu einzuführenden Produkts leiden würde. Des Weiteren sollte in einem Unternehmen, das ein effizientes Lean Management anstrebt, ein offenes Klima mit etablierter und koordinierter Teamarbeit herrschen, in dem jeder Mitarbeiter gerne Verantwortung übernimmt und auch zuverlässig eigenverantwortlich arbeitet. Damit Lean Management unter diesen Voraussetzungen auch wirklich funktioniert, ist als letzte und wichtigste Komponente die Unternehmensführung zu nennen: Diese muss alle Aspekte, die das Produkt betreffen, im Blick haben und die einzelnen Arbeitsschritte präzise aufeinander abstimmen. Sie sollte zwar streng sein, aber auch flexibel auf berechtigte Kritik und Anmerkungen bzw. Ratschläge seitens der spezialisierten Mitarbeiter reagieren und diese dementsprechend umsetzen können. Dazu ist es von größter Notwendigkeit, dass in einem Unternehmen offene Kommunikationswege und Feedback-Möglichkeiten zur Verfügung stehen. Die Führung sollte neben der einfachen Bereitstellung dieser Kommunikationsmöglichkeiten außerdem alle Mitarbeiter aktiv und wiederholt dazu motivieren, diese auch zu nutzen. Die Unternehmensführung sollte sich weiterhin nie als ausschließlich befehlsgebende Gewalt verstehen, sondern überwiegend als eine serviceleistende Kraft zur Unterstützung der Mitarbeiter.
Prozessoptimierung unter Lean Management
Da Lean Management möglichst alle Aktivitäten und Prozesse in einem Unternehmen optimieren sollte, gibt es heute verschiedene Teilbereiche dieses Überbegriffs. Darunter fällt die schlanke Unternehmensführung, was so viel bedeutet wie, dass genau das richtige Maß an autoritärer Führung, die notwendige Anzahl an Führungskräften und eine kompetente Managementberatung vorhanden sein sollte. Außerdem gehört dazu die schlanke Entwicklung, die besagt, dass sich nicht zu viele Expertenteams gegenseitig behindern sollen und in jedem Team gerade so viele Mitarbeiter sitzen, um ein gutes Klima, eine angenehme Arbeitsatmosphäre und einen regen Austausch über Fortschritte zu ermöglichen. Die schlanke Produktion umfasst dabei einige weitere Grundsätze. Notwendige Maschinen sollten nicht unnötig laufen, es sollte möglichst wenig Material als Restmüll entwertet werden und alle einzelnen Produktionsschritte sollten so aufeinander angepasst werden, dass keine Zeit- oder Ressourcenverluste durch Koordinations-und Managementprobleme die Prozessoptimierung verhindern. Die schlanke Verwaltung umfasst erneut Anforderungen wie zum Beispiel, dass nicht zu viele Mitarbeiter auf eine Aufgabe angesetzt werden und sich gegenseitig beeinträchtigen. Der Bereich schlanke Informationslogistik beschäftigt sich mit den Faktoren, die zum Beispiel Werbung und Vertrieb umfassen, und sieht auch hier eine Reduzierung des notwendigen Materials auf ein akzeptables Minimum vor. Neben diesen etablierten Bereichen, die in fast allen Unternehmen Beachtung finden, gibt es auch spezielle Denkansätze, die nur für bestimmte Branchen oder Dienstleistungssektoren wichtig sind. Dazu gehören zum Beispiel die schlanke Bauplanung, die schlanke Bauausführung und das schlanke Gesundheitswesen.
Mit der Beachtung dieser Anforderungen der einzelnen Teilbereiche kann jedes Unternehmen mit Lean Management massiv an Ressourcen, Kosten und individuellem Arbeitsaufwand sparen.
Probleme bei der Einführung und wie sie vermieden werden
Die meisten Probleme, die bei der Einführung auftreten, gehen zurück auf feste Denk- und Arbeitsstrukturen, die sich in den Köpfen der Mitarbeiter und im Management als Tradition festgesetzt haben. Dazu kommt meist ein eingeschränktes Verständnis dessen, was Lean Management überhaupt bedeutet, und welche Vorteile es für das Unternehmen bringen kann. Ein Unternehmen, das Lean Management einführen möchte, kann diesen beiden Problemen so entgegenwirken, dass es zum Beispiel auf expliziten Informationsveranstaltungen die Grundlagen und Vorteile des Lean Managements darstellt und auf alle Fragen von Seiten der Mitarbeiter flexibel und ausführlich eingeht. Dabei muss vor allem das Verständnis für neue Denkweisen wie Prozessdenken, Kundenorientierung und Kundennähe sowie das Qualitätsverständnis gefördert werden. Eine nur schemenhafte Konzeptgestaltung sollte in jedem Fall vermieden werden und die präzisen Rahmenbedingungen und Anforderungen im Lean Management genauestens und vor allem schon im Vorfeld vor der Implementierung spezifiziert werden. Wichtig ist hierbei vor allem die Unterstützung der Etablierung durch das Top-Management. Dieses muss zuerst von der Idee überzeugt werden, da es den größten Einfluss auf die Mitarbeiter ausüben kann und ein höheres Maß an Überzeugungskraft besitzt, wenn es um die Einführung neuer Möglichkeiten und Arbeitsweisen geht. Dabei hilft eine umfassende Managementberatung. Ein weiteres Problem könnte noch eine Oppositionsbildung im mittleren Management darstellen. Um dies zu vermeiden, sollten am besten beide Abteilungen gemeinsam von der Einführung überzeugt werden, zum Beispiel durch gemischte Teams. Bei der Einführung sollte zudem besonders darauf geachtet werden, dass die Umstellung der Unternehmensführung langsam und fließend funktioniert. Durch eine zu hohe Geschwindigkeit bei der Unterweisung kann es erheblich schneller zu abwehrenden Haltungen seitens der Mitarbeiter oder sogar zu handfesten Protesten und Widerständen kommen.
Prinzipien von Lean Management
Um Handeln und Prozesse in einem Unternehmen mit Lean Management zu optimieren, kann auf verschiedene Prinzipien und Maßnahmen zurückgegriffen werden. Nach Womack und Jones gehört zu den grundlegenden Prinzipien, dass zuerst einmal der Wert aus Sicht des Kunden definiert werden muss. Das heißt, es muss beachtet werden, was genau produziert werden soll und was der Kunde hinsichtlich der Zeit, des Ortes, der Qualität und des Preises des Produkts erwartet, um ihm dieses Angebot möglichst individuell offerieren zu können. Auch muss der Wertstrom identifiziert werden. Dadurch sollen einerseits Ressourcen gespart werden und andererseits die Kundenausrichtung erneut verbessert werden. Die Produktion sollte beim Lean Management möglichst kontinuierlich und glatt – d.h. ohne Störeinflüsse – ablaufen. So sollten zum Beispiel Zwischenlager oder Pufferstops vermieden werden, um Aufträge bedarfsgerecht und flexibel bearbeiten zu können und so erneut Ressourcen zu sparen. Neben diesem Fluss-Prinzip empfehlen Womack und Jones zudem die Einführung eines Pull-Prinzips. Das Pull-Prinzip ist das Gegenteil des in den meisten Unternehmen verwendeten Push-Prinzips, bei dem alle Produkte nur durch Planungsvorgaben in die Produktion „gedrückt“ werden. Die fünfte Säule besteht darin, dass das ganze Prinzip kontinuierlich angepasst und verbessert werden sollte und dabei auf ein größtmögliches Maß an Perfektion hingearbeitet wird. Dazu ist es zum Beispiel notwendig, dass Mitarbeiter ständig Rückmeldung erhalten, Kunden Produkte evaluieren können und sich die einzelnen Abteilungen untereinander absprechen und ihre Aktivitäten aufeinander abstimmen. Um Lean Management so effizient wie möglich anwenden zu können, wird meist auf der Prozessebene mit der sogenannten Wertstromanalyse angesetzt. Dabei werden alle in den Entwicklungsprozess eingebundenen Prozesse schematisch dargestellt. Diese Übersicht ermöglicht es dann erstmalig auf den Gesamtprozess blicken zu können, wodurch Fehler, wie zum Beispiel ungenutzte Bestände, überflüssige Wege, zu vermeidende Nacharbeiten wegen mangelnder Qualität oder nicht-sinnvoller Arbeitsschritte, die keinen Wertschöpfungsanteil haben, sofort ersichtlich werden. Im folgenden Verbesserungsprozess werden Methoden wie das Kanban-System, der Einzelstückfluss (one-piece-flow) oder die Rüstzeitreduzierung angewandt, wobei bei der Etablierung dieser Methoden, vor allem auf die Visualisierung der Vorgänge zum erleichterten Verständnis für die Mitarbeiter, gesetzt wird.
Die erzielten Fortschritte können ebenfalls visualisiert werden. Dazu gibt es gute Praxisbeispiele, bei denen der Vergleich der Bestände, der Durchlaufzeit, der Verrichtungszeit, der Arbeitszeit oder der Anzahl der Mitarbeiter vor und nach der Einführung des Lean Managements angezeigt wird. Durch diese Visualisierung des Erfolgs kann zusätzlich die Etablierung gefestigt werden. Lean Management bietet jedem Unternehmen zahlreiche Vorteile, von der Prozessoptimierung bis hin zu einem erheblichen Mehrgewinn an Profit und enormen Kosteneinsparungen.