Die Anforderungen an ein Unternehmen wachsen und verändern sich ständig. Dabei gestaltet sich die Suche nach dem effizientesten Weg Managementstrukturen zu optimieren und somit zu einem besseren Unternehmenserfolg beizutragen als komplex. Immer häufiger wird jedoch von operativen Lean Methoden gesprochen, die Verbesserungspotentiale in Unternehmen ermöglichen und so zu effizienteren Geschäftsprozessen beitragen. Die sogenannte Lean Kultur ist erst Mitte des 20. Jahrhunderts entstanden, als der japanische Automobilhersteller Toyota das Konzept als erstes Unternehmen anwandte. Das Produktionssystem von Toyota gilt dabei als Grundstein und Vorbild der Lean Kultur. Mittlerweile wird die Lean Kultur weltweit von vielen Firmen nicht mehr nur in der Produktion, sondern auch erfolgreich im Management eingesetzt. Dabei wird der Begriff der „Lean Production“ sinngemäß als schlanke Produktion übersetzt, welcher die gesamte Methodik für ein erfolgreiches und effizientes Management eines Produktes umfasst. Unter dem Begriff werden dabei nicht nur fertigende Prozesse, sondern auch Instandhaltung, Geschäftsprozesse sowie Dienstleistungen verstanden.
Grundprinzipien Lean Methoden
Im Kern beinhaltet die Lean Kultur das Prinzip und die Leitidee alle Formen von Verschwendung zu vermeiden bzw. systematisch zu reduzieren. Alle Prozesse, die von der Produktion bis zum Vertrieb eines Produkts reichen, sollen deshalb so aufeinander abgestimmt werden, dass Ressourcen optimal ausgenutzt werden. Um dies zu erreichen, ist es zunächst notwendig die Wertschöpfung in zwei Faktoren zu unterteilen. Der erste Faktor stellt das Unternehmen selbst dar, welches zum einen das Ziel der Produktivität und zum anderen das Ziel der Konkurrenzfähigkeit hat. Der Kunde stellt den zweiten Faktor dar: Er stellt Anforderungen an das Produkt, welche sich an die Qualität, Preisgestaltung, Einzigartigkeit und stetiger Bereitstellung dessen richten. Werden diese beiden Faktoren optimal berücksichtigt, ergibt sich die beste Voraussetzung für eine erfolgreiche Wertschöpfungskette. In dieser werden Kundenwünsche erfüllt und unternehmensinterne sowie -externe Bereiche erfolgreich und zufriedenstellend gedeckt. Dadurch wird ein stabiler Prozess gewährleistet, welcher letztlich zu einem qualitativ hochwertigen Produkt führt.
Die Wege zum Erfolg mit den Lean Management Prinzipien können dabei in wenigen elementaren Grundsätzen zusammengefasst werden. Es ist bei diesen notwendig, alle Prozesse auf den Kunden und dessen Wünsche abzustimmen, wobei es außerdem wichtig ist, dass die Kundenorientierung als Leitbild in das Unternehmen integriert wird. Gleichzeitig sollen Stärken des Unternehmens erkannt und gezielt umgesetzt werden. Die Optimierung von Geschäftsprozessen ist essentiell, ebenso wie ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess in allen Bereichen, von der Produktion bis zum Vertrieb.
Unternehmensintern ist es auch wichtig, dass jeder Mitarbeiter lernt, Eigenverantwortung zu übernehmen, wobei eine produktive Bereitschaft und Fähigkeit zur Teamarbeit ebenso wichtig sind. Des Weiteren bilden Arbeitsteilung, sogenannte dezentrale Strukturen, die Grundlage für eine erfolgreiche Lean-Kultur. Der Vorgesetzte des Unternehmens stellt dabei selbst Rahmenbedingungen auf, welche sich an den Mitarbeitern sowie an deren Kompetenzen und Leistungen orientieren.
Für einen reibungslosen Ablauf im gesamten Wertschöpfungsprozess ist dafür Transparenz, das heißt eine einsichtige Verhaltensweise gegenüber Information und Feedback, unabdingbar. Letztendlich soll das Unternehmen durch die Lean Kultur ständig für einen Wandel in der Firmenkultur und der Lean Management Methoden offen sein.
Die meisten Produkte werden nach dem sogenannten Push-Prinzip hergestellt. Dies bedeutet, dass Produkte durch Planungsvorgaben und Gewohnheiten in die Produktion „gedrückt“ werden und somit eine mangelnde Effizienz des Wertschöpfungsprozesses erreicht wird. In der Lean Kultur soll vielmehr das Gegenteil zutreffen – das Pull-Prinzip. Kundenorientiertes Denken bewirkt, dass erst produziert wird, wenn Nachfrage besteht. Hat der Kunde bestellt oder haben die Bestände ein tolerierbares Minimum erreicht, kann die Produktion beginnen oder fortgeführt werden. Der Kunde zieht sozusagen das Produkt durch den Herstellungsprozess. Die Lean Methoden können dabei auch wie ein Baukasten verstanden werden. Dadurch können die gängigen Lean Methoden individuell auf das Unternehmen abgestimmt und angepasst werden. Prozesse und Abläufe sollen dadurch optimiert und perfektioniert werden.
Die Bedeutung von Lean Management
Die Bedeutung von „lean“ – im Deutschen „schlank“ – geht in der Lean Kultur von der Eliminierung von überflüssigen Faktoren aus. Es gilt: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Im Kern soll ein Ausgleich zwischen der Kundennachfrage, deren Bedürfnissen und der Produktion geschaffen werden. Firmenintern sollen Mitarbeiterbeziehungen gepflegt werden, um eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen.
Der Harmoniebegriff steht dabei im Vordergrund, worunter in Japan die Anpassung und Identifikation eines Individuums mit einer Gruppe verstanden wird. Hierzu ist wichtig, dass Mitarbeiter sich nicht ausschließlich oberflächlich als Kollegen sehen, sondern im Team miteinander kommunizieren und arbeiten können. Die interne Kommunikationsstruktur zu fördern und zu optimieren ist deshalb ein weiterer wichtiger Faktor.
Die 5S der Lean Kultur
Um ein effizientes und erfolgreiches Arbeitsumfeld zu schaffen, ist die ganzheitliche Einführung der Lean Kultur notwendig. Hierzu wird in Seminaren und Briefings für Unternehmen meist zunächst die Methode der 5S beschrieben und verinnerlicht: „Seiri“ beschreibt dabei als erstes Prinzip das Aussortieren am Arbeitsplatz. Hierbei sollen alle Faktoren, die für die Arbeit nicht notwendig sind, eliminiert werden. Dahingehend umfasst „Seiton“ die intelligente Ordnung aller Dinge, die am Arbeitsplatz tatsächlich gebraucht werden. Der Begriff „Seiso“ umfasst die Notwendigkeit der regelmäßigen grundlegenden Reinigung, wobei „Seiketsu“ das Bewahren der dadurch entstandenen Sauberkeit beschreibt. Hierdurch soll auch verhindert werden, dass für die Arbeit unbrauchbare Gegenstände Zugang zum Arbeitsplatz finden. Diese vier Faktoren funktionieren im Einklang miteinander und schaffen die Grundordnung. Das fünfte Prinzip lautet „Shitsuke“ und richtet sich direkt an die Mitarbeiter. Diese werden zur Selbstdisziplin angehalten, vor allem da sich diese an die Prinzipien gewöhnen und stets beibehalten sollen. Durch die verschiedenen Prinzipien der 5S wird die effiziente Produktion an einem schlanken Arbeitsplatz garantiert.
Einflussfaktoren für die erfolgreiche Umsetzung von Lean Kulturen
Der Bezeichnung „schlanke Prozesse“ umfasst in der Lean Kultur weiterhin eine Reihe an Aktivitäten, welche sich durch Arbeitsteilung verwirklichen lassen. Diese betreffen im Unternehmen die strategische Führung, die Entwicklung, die Lean Production, das Change Management, die Verwaltung, das Projektmanagement und die Informationslogistik. In den vergangenen Jahren ist eine Erweiterung und Übertragung des Begriffes wie z.B. die schlanke Bauplanung und –ausführung sowie das schlanke Gesundheitswesen hinzugekommen.
Dennoch gibt es einige Faktoren, die verhindern, dass ein Unternehmen die Grundgedanken der Lean Kultur erfolgreich umsetzen kann. Hierzu gehören meist mangelhafte Kenntnisse der Lean Kultur und ein damit einhergehendes unzureichendes Verständnis der wichtigsten Prinzipien. Eine ausführliche Beratung sowie ein Seminar oder Briefing ist somit unbedingt empfehlenswert, um die Vorteile der Lean Kultur vollständig nutzen zu können. Ist dies geschehen, sollten alle Funktionäre des Unternehmens vollste Unterstützung bei der Implementierung der neuen Konzepte zeigen. Dabei ist es wichtig, dass die Einführung langsam erfolgt. Wird das Konzept zu schnell in die Wege geleitet, kann es zu Verwirrung und Missverständnissen innerhalb des Unternehmens kommen. Ist das Hauptmanagement mit einem oder mehreren Aspekten der Lean Kultur nicht einverstanden, kann das Konzept nicht sinngemäß funktionieren. Um eine allgemeine Akzeptanz und Toleranz zu gewährleisten, müssen traditionelle Denk- und Arbeitsstrukturen eliminiert oder angepasst werden. Ebenso wichtig ist die klare Verteilung der Führungsrollen. Sind diese nicht eindeutig, kann es zu Problemen in der Ausführung der Gesichtspunkte kommen. Doch nicht nur die Führungskräfte spielen eine ausschlaggebende Rolle in der Lean Kultur. Sind Mitarbeiter nicht teamfähig oder kundennah genug oder besitzen kein Verständnis für Prozessdenken und Qualität, sind die Strategien der Lean Kultur nahezu nicht anwendbar.
Ein bedeutender Faktor der Lean Kultur ist die eindeutige Identifikation des Wertstroms. Dieser umfasst alle Tätigkeiten, die zur Herstellung und zum Verkauf eines qualitativ hochwertigen Produktes notwendig sind. Dabei sollen alle Prozesse vom Einkauf des Rohmaterials bis zum endgültigen Vertrieb analysiert und verbessert werden. Das sogenannte Fluss-Prinzip beschreibt den kontinuierlichen Ablauf der Produktion, das den Aspekt der Verschwendung berücksichtigt. Dabei handelt es sich um Faktoren, welche die Effizienz bremsen können, wie z.B. Zwischenlager oder Pufferbestände, die in der Produktion nicht zusammenpassen. Werden solche Faktoren vermieden, können flexible und auftragsbezogene Produktionsprozesse effizient gesteuert werden. Hierauf folgt unmittelbar die Notwendigkeit der Umfokussierung. Die Lean Kultur verdeutlicht den Fokus auf den Kunden, nicht auf die größtmögliche Auslastung vorhandener Maschinen. Wird dies berücksichtigt, kann einer überflüssigen, wenig ertragsreichen Produktion vorgebeugt werden. Dadurch werden nicht nur unnötige Überstunden der Mitarbeiter und hohe Lagerkosten vermieden, sondern auch eine kontinuierliche Verfügbarkeit gewährleistet. Durch diese neue Sichtweise ist ein Unternehmen bestmöglich auf schnelle Veränderungen vorbereitet, denn Kundenwünsche befinden sich in stetigem Wandel. Die vordergründige Kundenorientierung im Fluss-Prinzip ermöglicht es weiterhin, auf neue Kundenbedürfnisse schnell zu reagieren und somit die Qualität des Produktes zu perfektionieren.
Die Lean Kultur geht von einem Unternehmen als komplexes Gesamtsystem aus. Besondere Methoden der Analyse werden deswegen auch verwendet, um eigene Stärken und Schwächen zu erkennen. Hierzu gehören die bereits genannte Wertstromanalyse und das Fluss-Prinzip, aber auch ein hohes Maß an Visualisierung, welches die Verinnerlichung der Lean Kultur für die Mitarbeiter erleichtern soll. Kennzahlsysteme wie die Transparenz der Bestände, die Arbeitszeit, die Anzahl der Mitarbeiter und anderen Statistiken können helfen, die Mitarbeiter in interne Prozesse zu involvieren und deren Selbstwertgefühl und Motivation innerhalb des Unternehmens zu steigern.
Fazit
Es liegt in der Hand jedes Einzelnen im Gesamtsystems eines Unternehmens, die Lean Kultur erfolgreich umzusetzen, jedoch benötigt die Implementierung letztlich hauptsächlich eine integre Führungskraft, die vollständig hinter dem Konzept steht. Hierzu sind ein ausführliches Briefing und die gewissenhafte Verinnerlichung der Lean Kultur unbedingt von Nöten. Die effiziente Anwendung aller Prinzipien in einem Unternehmen ist ein langer und komplexer Weg und sollte wohl durchdacht werden. Traditionelle und konservative Sichtweisen müssen vermieden oder angepasst werden, falls sie das Konzept der Lean Kultur nicht beinhaltet. Liegen Ergebnisse der Analyse der Unternehmensstruktur vor und ist es der Firma ein Bedürfnis, neue und klare Strukturen durchzusetzen, steht einer effizienten und produktiven Arbeitsweise in Entwicklung und Administration sowie beschleunigten, optimierten Prozessabläufen nichts mehr im Wege.